HR & Office Assistant

About the Role

Word jij onze onmisbare schakel tussen HR, finance en directie en heb je een passie voor mensen én cijfers? Werk je graag in een dynamische omgeving waar jouw nauwkeurigheid, discretie en organisatietalent écht het verschil maken? Dan hebben wij dé job voor jou!

Bij Polytek in Tienen zoeken we een HR & Office Assistant die niet alleen de loonverwerking vlot laat verlopen, maar ook onze CEO ondersteunt en een belangrijke rol speelt in de algemene organisatie van ons kantoor.

What You Will Do

Je wordt de spil tussen HR, Finance en directie, en zorgt ervoor dat alles achter de schermen op wieltjes loopt.

Loonverwerking & HR-administratie ( +/- 50%)

Dankzij jouw nauwkeurigheid ontvangen je collega’s, ongeveer 40 in België,  hun loon correct en op tijd

• Je verzamelt, controleert en verwerkt alle prestaties en afwezigheden.

• Je zorgt voor een foutloze voorbereiding van de maandelijkse loonverwerking i.s.m. SD Worx.

• Je houdt personeelsdossiers up-to-date en zorgt ervoor dat we in lijn blijven met de sociale wetgeving.

• Je beantwoordt in eerste lijn de HR-gerelateerde vragen van onze medewerkers.

• Je staat in voor het beheer van het wagenpark en alle vragen omtrent bedrijfswagens.

Kortom, je staat garant voor een vlekkeloze loonadministratie, tevreden collega’s en je zorgt dat ons ons fleetbeheer op punt staat.

Financiële administratie & facturatie (+/- 30%)

• Jij zorgt ervoor dat onze cijfers tot op de komma kloppen en dat betalingen vlot verlopen.

• Je maakt verkoop- en aankoopfacturen op, boekt ze in en volgt ze op.

• Je ondersteunt bij de voorbereiding van maand- en jaarafsluitingen.

• Je behoudt het overzicht over openstaande klanten en leveranciers.

• Je zorgt voor een financieel overzicht waarop onze boekhouder en management blind kunnen vertrouwen.

• Je boekt banken.

• Je maakt P.O’s op.

Managementondersteuning & algemene administratie (+/-20%)

Je bent de rechterhand van onze CEO en het aanspreekpunt voor alles wat met onze kantoorwerking te maken heeft.

• Je beheert afspraken, vergaderingen en communicatie van de CEO

• Je organiseert vergaderingen, maakt presentaties klaar en zorgt dat dossiers tot in de puntjes voorbereid zijn

• Je staat in voor de bestellingen van o.a. drank en kantoormateriaal

• Je zorgt voor een vlot draaiend kantoor en je ondersteunt onze CEO zodat hij zich kan focussen op de strategie en groei van Polytek

Who You Are

Een proactieve en discrete doener met een hart voor structuur en teamwork.

• Je hebt enkele jaren ervaring  met payroll en HR administratie. Kennis van boekhouding is een bonus, maar we kunnen je dit ook leren.

• MS Office heeft weinig geheimen voor jou; ervaring met payroll- en boekhoudsoftware is mooi meegenomen.

• Je werkt nauwkeurig, bent communicatief en houdt van organiseren.

• Je kan een goed evenwicht vinden tussen een goede administratieve voorbereiding en flexibiliteit. Alhoewel je graag goed voorbereid bent, kan je ook omgaan met last-minute wijzigingen en vragen

• Je spreekt vlot Nederlands en Engels (want we hebben ook collega’s in Bulgarije). Kennis van Frans is een pluspunt

What We Offer

• Een gevarieerde en verantwoordelijke functie in een mensgerichte organisatie

• Een open sfeer met korte lijnen en veel ruimte voor eigen initiatief

• Een competitief salarispakket met extra voordelen en een bedrijfswagen

• Flexibiliteit in werkuren en mogelijkheid tot hybride werken

• Een werkplek in Tienen waar jouw talent écht gezien en gewaardeerd wordt

About Us

Polytek is opgericht met een duidelijke visie: het van bij de start goed aanpakken. Als ingenieurs hebben we al te vaak gezien hoe industriële projecten verkeerd lopen door een verkeerde aanpak.

Dankzij een doorgedreven 3D-modelleringsproces, een grondige voorbereiding en jarenlange ervaring op de werf, brengen we elk project tot in de puntjes in kaart. Zo kunnen we met vertrouwen beloven: een oplevering op tijd én binnen budget.

Om industriële projecten efficiënt en doeltreffend te sturen, werken we nauw samen met alle betrokken partijen. Daarbij volgen we een doordacht vierstappenplan:
Initiëren
Ontwerpen
Bouwen
Beheren
En dat steeds met oog voor het kleinste detail.

Door verschillende perspectieven en expertises te bundelen – van engineering en projectmanagement tot architectuur, procesontwikkeling en innovatie – pakken we elk vraagstuk vanuit alle invalshoeken aan.

En ja, de ‘poly’ in onze naam is geen toeval. Het weerspiegelt perfect wie we zijn en wat we allemaal in huis hebben.